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Quels sont les meilleurs logiciels pour créer une signature email ?

Vous souhaitez donner une image valorisante de votre société ? Une image digne du prestige de votre entreprise ? Avec une moyenne de 269 milliards d’email envoyés chaque jour, la messagerie électronique est un moyen de communication très privilégié. Découvrez notre sélection de logiciels, gratuits et payants, afin de vous aider à y parvenir sans aucun problème. Si vous souhaitez coder votre signature email à partir de HTML, sachez que cela peut vous prendre des heures, c’est pour cela qu’il est plus pratique et rapide de passer par un outil qui vous donnera le même résultat mais beaucoup plus vite. D’autant plus que si vous avez plus d’une centaine d’employés, c’est le moyen le plus pratique de créer une signature d’email.

Signature email, pourquoi est-elle importante ?

Vous en conviendrez, de nos jours, les courriers sur papier non plus cette importance. Tout est automatisé, et est envoyé par email. Effectivement, presque tous les échanges, personnels ou professionnels, se font par voie électronique. C’est pour cela qu’une signature email est nécessaire, afin de confirmer l’authenticité et l’origine de l’email. La signature email doit ainsi comporter :

L’identité de l’envoyeur, notamment son nom complet, sa position dans l’entreprise, et bien sûr le nom de l’entreprise.
Son numéro de téléphone, son adresse physique ou toute autre chose susceptible d’être important.
Une photo peut également être ajoutée

Notez aussi qu’une signature email doit être faite de manière à ce qu’elle ne puisse être falsifiée, modifiée par une tierce personne ou recopier.

Signature email, comme une carte de visite

Effectivement, votre signature email doit être à votre image ou celle de votre entreprise. Il vous permet de vous différencier, de vous valoriser ou encore permet de vous contacter plus facilement, tout comme l’aurait fait une carte de visite. De plus, durant cette crise sanitaire de la Covid-19, il est important, voire primordiale, de promouvoir la notoriété de votre entreprise, et vous pouvez le faire grâce à vos outils marketing emailing.

10 outils pour créer des signatures email

Ces outils vous permettent de personnaliser des templates de modèles déjà existants. Vous pourrez avoir accès à des signatures gratuites. Voici notre sélection d’outils afin de créer les meilleures signatures email :

1/ Signature Marker

Ce logiciels vous permet de créer une signature pour un document, un site web ou encore pour votre email. Vous pourrez ainsi récupérer le code HTML ou faire un copier-coller de la signature avec les champs que vous désirez.

2/ Mailsignature.com

L’atout de cet outil, est qu’il vous offre des guides afin de vous lancer comme il se doit dans la création de vos signatures email. Vous aurez accès à des modèles gratuits et des outils qui vous permettront de configurer et de générer des signatures électroniques.

3/ Wise Stamp

Ce logiciel est l’un des leaders de la création de signature email et est utilisé par plus de 1 200 000 professionnels. Les modèles gratuits sont disponibles, mais nous vous conseillons d’opter pour des modèles payants, pour d’autres avantages.

4/ Si.gna.ture

La création d’email via HTML est ici gratuite. Les modèles gratuits peuvent être modifiés sous un délai de 30 jours, tandis que ceux payants sont indéfiniment modifiables.

5/ Signature.email

Cet outil est parfait pour les équipes, car il permet de partager les signatures email à toute votre équipe.

6/ Designhill

Ce logiciel vous offre une panoplie de signatures email adaptées à toutes les plateformes de messagerie. Vous pouvez ainsi ajouter des liens cliquables.

7/ Mailcastr

Se différenciant des autres outils, Mailcastr vous permet de suivre vos signatures en temps réel, via un tableau mis à la disposition des utilisateurs.

8/ Hubspot

À travers Hubspot, vous pourrez créer vos signatures email sans abonnement et sans inscription. Il vous propose 6 modèles et vous avez la possibilité de modifier la taille, la couleur et la police.

9/ Right Inbox

Vous aurez 3 types d’abonnements, libre qui est gratuit, un abonnement mensuel et annuel qui sont payants. Les modèles payants vous offrent d’infinies possibilités de signatures email.

10/ HoneyBook

Vous pourrez créer des signatures directement à travers votre site et ce, gratuitement.

Voici 7 conseils pour créer une signature email professionnelle

1/ Indiquez clairement qui vous êtes.

2/ Il vous faut proposer d’autres moyens de vous contacter ; votre numéro de téléphone, WhatsApp, Facebook, votre adresse, le lien de vos réseaux sociaux.

3/ Insérez une photo de profil professionnelle

4/ Faire promouvoir vos produits votre site, votre blog

5/ N’oubliez pas une signature email mobile, car nous sommes nombreux à vérifier nos emails à travers nos téléphones.

6/ Créez un design clair

7/ Reprenez la charte graphique de votre entreprise, en terme de couleur, de taille et de police.

Vous avez toutes les cartes en main afin de créer une signature email à l’image de votre entreprise. En suivant ces quelques conseils, votre signature email deviendra votre nouvel outil de communication. Ne perdez plus de temps aussi à travailler vos signatures email via HTML, simplifiez-vous la vie avec ces outils que nous vous conseillons.

27 octobre 2020/0 Commentaires/par Pongo

La vie d'agence

Résoudre les conflits au sein de votre équipe

Les chiffres parlent d’eux-mêmes. 85% des employés ont déjà été confrontés à un conflit sur leur lieu de travail. 29% y sont confrontés de façon très régulière. Vous pensez pouvoir y échapper ? N’oubliez pas que vos collaborateurs viennent de divers horizons et les sources de tension peuvent êtres diverses et variées. Heureusement, il existe des moyens relativement simples de résoudre les conflits et retrouver une certaine harmonie au sein de votre équipe.

Agir rapidement pour résoudre les conflits

Dans un monde idéal, on éviterait tout simplement les conflits sur le lieu de travail. Malheureusement, une fois qu’ils surviennent, les conflits ne se résolvent pas d’eux-mêmes. En effet, s’ils ne sont pas gérés correctement ou reconnus à temps, ils peuvent détruire la cohésion du groupe au sein de votre entreprise. C’est pour cela qu’il est important de prendre des mesures rapides, voire immédiates, pour résoudre un conflit, aussi petit soit-il. Plus tôt vous le reconnaîtrez, meilleures seront vos chances de trouver une solution. Ainsi, au moindre désaccord, agissez tout de suite et rassemblez les employés concernés autour d’une table afin de trouver un compromis.

Ne jamais prendre parti

Vous aurez certainement un avis personnel sur la question, mais pensez à garder un comportement impartial lors de la résolution d’un conflit. Le but n’est pas qu’il y ait un gagnant ou un perdant. Au contraire, cela pourrait même causer d’autres problèmes par la suite… La meilleure chose à faire est d’encourager toutes les parties à engager une discussion constructive. De plus, en ayant l’occasion de parler de leurs préoccupations, cela aidera déjà à relâcher les tensions. Votre rôle sera d’agir uniquement en médiateur. Facilitez l’écoute entre les deux parties, tout en adoptant une approche structurée. Ainsi :

Établissez un ordre du jour précis et un objectif.
L’objectif de la rencontre doit être clair et approuvé par les deux parties.
Toute la discussion doit tourner autour de cet objectif.
Ensemble, trouvez un terrain d’entente pour résoudre le conflit.

Réserver un espace-détente

La plupart des conflits au travail commencent lorsque les collaborateurs sont coincés dans un environnement fermé. À cet effet, vos bureaux devraient disposer d’un espace dédié aux pauses, un endroit où les employés peuvent se détendre et se reposer pour échapper à des situations stressantes. Ces zones offrent un moyen de se calmer et de se recentrer sur soi-même. Elles sont aussi être utiles pour désamorcer les conflits entre deux collègues.

Organiser des compétitions constructives

Pour prévenir les tensions au sein de votre équipe, pourquoi ne pas organiser des compétitions saines ? Cette technique est idéale pour les personnes qui entament le conflit dans le but de gagner par tous les moyens possibles. Pensez à une compétition sportive ou une activité ludique qui nécessite la cohésion et le travail en équipe : tournoi de ping-pong, escape game, chasse au trésor, mini-golf…

Encourager les employés à choisir leurs batailles

Une communication ouverte et honnête est toujours la première voie à suivre. Toutefois, la perception de la gravité du problème varie d’une personne à l’autre. Et, parfois, il est préférable de ne pas perdre de temps sur des conflits qui n’ont pas lieu d’être.

Amener l’équipe à se poser les bonnes questions

En tant que manager, faites comprendre à votre équipe que toutes les batailles ne se valent pas. Invitez vos collaborateurs à se poser les questions suivantes :

Quelle est l’importance de ce conflit pour moi ?
Est-ce assez important pour que j’y consacre du temps ?
Cela permet d’éviter des soucis politiques inutiles, qui peuvent avoir un impact considérable sur la productivité des employés.

Promouvoir un bel état d’esprit

Chaque nuage a un bon côté. Encouragez votre équipe à se concentrer sur le côté positif d’un désaccord sans laisser les émotions négatives les consumer. Vos employés doivent comprendre que la colère obscurcit leur capacité de jugements éclairés et nuit à l’esprit de groupe. Vous devez promouvoir la fusion au sein de votre équipe. Chaque employé doit garder en tête les valeurs de l’entreprise, développer l’honnêteté dans la communication et éviter les paroles blessantes. Un débat, même animé, peut mener à de nouvelles idées ou conduire à des améliorations. Chaque conflit doit donc se terminer par un compromis qui fera grandir les parties concernées.

Résoudre les conflits avec humour

L’humour est un outil très puissant contre les conflits. Il incite les collaborateurs concernés à envisager les problèmes sous un angle différent et plus positif, ce qui permet de résoudre rapidement les différends. En effet, lorsque les parties se mettent à rire par intérêt commun, elles peuvent se rapprocher les unes des autres à un niveau plus humain. Un jeu de mots ou une remarque espiègle peuvent réduire le stress et désamorcer la situation. Les conflits peuvent coûtent chers à l’entreprise. Anticipez les conséquences néfastes en promouvant la cohésion entre vos employés. Dès qu’un problème surgit, agissez rapidement pour trouver une solution qui conviendra à tous les collaborateurs. La résolution de conflit n’est pas toujours chose aisée. En tant que manager, vous pouvez vous former pour apprendre à gérer les situations de tension.

10 août 2020/0 Commentaires/par Pongo

La vie d'agence, Stratégie

Startup, revoir les opportunités en période de crise

Lancer sa startup en pleine crise, bonne ou mauvaise idée ? Après tout, une crise est toujours un moment de rupture, mais est-ce que cela signe forcément la mort de certains concepts et laisse la porte ouverte à d’autres ? Même si l’idée semble risquée voire farfelue, c’est peut-être au contraire une occasion en or de se lancer.

Lancer sa startup en période de crise

La crise liée au Coronavirus est toujours d’actualité tandis que certains gouvernements sortent des milliards d’euros pour aider les entreprises. Toutefois, toutes les structures, petites, moyennes ou grandes entreprises, ne sont pas égales devant cette crise. Entre les multiples appels de prêt garanti par l’État, de refinancement ou de renégociation avec leurs fournisseurs, la question de se lancer à son propre compte se pose, mais avec précaution. Et même si le moment ne semble pas des plus opportuns pour lancer sa startup, il est toujours temps d’entreprendre. Il suffit de revoir les codes et de le faire différemment. En effet, pour faire face à la crise et voir émerger le monde de demain, une remise en question des opportunités économiques est d’actualité. La pandémie de Covid-19 pourrait ainsi représenter un terreau fertile pour le lancement de nouvelles startups.

Quand le confinement fait émerger de nouveaux besoins

Le confinement forcé et le travail à distance a bousculé les entreprises au niveau mondial. Avec la crise une digitalisation des entreprises a vu le jour, afin de maintenir les activités. Et même si ce n’était de premier abord pas par choix, il y a fort à parier que cette nouvelle manière de travailler pourrait bien être adoptée à long terme. Entre les avantages du télétravail et les réductions de coûts, mêmes les entreprises les plus réticentes au début du confinement pourraient finir par franchir le cap. Les startups des technologies d’entreprise sont d’ailleurs sur un segment propice, avec des preneurs de décision plus conscients que jamais de la nécessité de s’équiper d’outils adaptés. Ces outils numériques, une fois déployés, créeront d’autres besoins, notamment liés à la cybersécurité et au développement de nouveaux modes de management. La crise l’a démontré, diriger une équipe à distance et organiser des réunions de brainstorming à 15 de son salon nécessite quand même une certaine organisation.

Continuer à avancer

Néanmoins, si les opportunités sont réelles, le capital lui se fait rare. Ainsi, lancer sa startup sera plus difficile. Ces opportunités ne pourront être captées que par des entrepreneurs qui n’auront pas froid aux yeux et feront preuve d’un maximum de cran, d’abnégation et de courage. En somme, il ne faudra pas avoir peur de nager en eaux troubles pour y arriver. De plus, il faudra trouver la bonne formule et réussir à apporter un produit ou un service qui répond réellement à un besoin. Ce qui fera le succès de la startup en pleine crise, c’est d’inciter les entreprises à dépenser de l’argent car elles y trouveront un gain financier immédiat. Le cash ne coulera pas à flot pour les startups qui n’ont pas encore fait leurs preuves et celles-ci devront donc minimiser leurs coûts de lancement.

Le secteur de la formation et de l’éducation a aussi sa carte à jouer

Les partenariats entre les chaines de télévision et les éducateurs ont donné naissance à des programmes scolaires pendant le confinement. Néanmoins, de manière plus globale, les outils numériques ne sont pas encore tous là dans le secteur éducatif. Anticiper pour mieux s’adapter à une prochaine crise devient déjà l’enjeu d’un avenir qui pourrait bien se dessiner sous des auspices plus responsables. Or, la continuité d’éducation entre la maison et l’école est une thématique qui ne va pas disparaître après la crise.

Les entreprises innovantes ont la possibilité d’améliorer le quotidien

Contrairement à la crise de 2008, essentiellement économique, celle qui nous touche aujourd’hui pousse de nombreux particuliers comme dirigeants à s’interroger sur la valeur de leur travail et le monde qu’ils veulent construire pour les générations futures. Les sujets liés à la RSE, à la quête de sens et aux défis environnementaux devraient être renforcés au sein des entreprises. Quatre valeurs essentielles sont à prendre en compte pour entreprendre aujourd’hui : la technologie, la créativité, l’impact et le business (la rentabilité). Les composantes environnementales ou même sociales devront faire partie de tous les projets qui émergeront demain.

22 juillet 2020/0 Commentaires/par Pongo

Blogging, La vie d'agence

Open space – existera-t-il toujours après la crise ?

Depuis la crise sanitaire, pas moins de 5,2 millions de personnes se sont retrouvées en télétravail. Cette situation, qui n’est pas habituelle pour tout le monde, a forcé les entreprises à revoir les codes et à s‘adapter à une toute nouvelle dynamique. Ce nouveau modèle est-il bien parti pour rester ? Le Coronavirus aura-t-il signé la mort du modèle open space ?

Fin du confinement = retour de l’open space ?

Alors que le confinement touche bientôt à sa fin dans un grand nombre de pays, la reprise du boulot est imminente. Certains ont d’ailleurs déjà repris leurs postes, en respectant certaines mesures d’hygiène et de distanciation. Mais qu’en est-il du travail en open space ? Maintenant que plusieurs entreprises ont goûté aux joies du télétravail, l’open space sera-t-il mort et enterré ? En effet, une fois installé dans la routine du télétravail, le retour au « bureau » peut s’avérer quelque peu difficile.

La communication en Télétravail Vs Open Space

On pourrait penser que la communication entre les collaborateurs est meilleure en open space, car tout le monde est déjà présent sur le lieu de travail. En télétravail, on parle souvent d’isolement et de solitude. Toutefois, qu’en est-il réellement ? Et si la communication était finalement bien plus efficace à distance ? En effet, il a été prouvé que les collaborateurs se parlent beaucoup moins en open space. D’ailleurs, il y a quelques années plusieurs études ont été réalisées pour mesurer le bien-être des salariés en open space. En 2018, deux professeurs de l’Université de Harvard ont révélé que même en open space, les discussions se font davantage à travers des supports électroniques qu’en face-à-face.

Le début de la fin pour l’open space ?

Il faut savoir que le télétravail commençait déjà à prendre de l’ampleur, séduisant les entreprises grâce à ses nombreux atouts. Toutefois, la pandémie a joué un rôle majeur dans l’accélération de ce processus. En effet, face à la crise, les entreprises se sont vues forcées de revoir leur mode de travail. Réduction de coûts, communication plus efficace et flexibilité sont sans doute les arguments majeurs en faveur du travail à distance. Serait-ce donc le début de la fin pour l’open space.

Quid de l’isolement des travailleurs ?

Même si le télétravail présente un nombre infini d’avantages, il ne fait pas l’unanimité. En effet, plusieurs experts déplorent le fait que le télétravail favorise l’isolement des collaborateurs. De plus, ce mode de travail pourrait entrainer une diminution drastique du travail collectif, qui sert avant tout à resserrer les liens entre les collaborateurs. Sans oublier le sens d’appartenance qui risque d’en souffrir quand on est en pyjama devant son ordinateur portable. Travailler à domicile réduit dangereusement la barrière entre la vie professionnelle et personnelle. Est-ce que la rentabilité éventuelle de ce mode de travail suffirait donc à abandonner complètement l’open space ?

Parce que l’open space n’a pas que des mauvais côtés

Comme on le disait plus haut, le fait de se retrouver dans les mêmes locaux pourrait contribuer à renforcer l’esprit d’équipe. Entre les sessions de brainstorming ou tout simplement la pause-café qui permet d’échanger avec un collègue, le télétravail pourrait donner un sentiment de grande solitude à côté. D’ailleurs, les échanges d’idées, surtout quand on est dans le domaine créatif, se font plus naturellement quand on se trouve dans le même espace physique. Par ailleurs, un autre point fort de l’open space est la possibilité de juger plus facilement si un collaborateur a un souci. En ayant une vision globale, un manager peut plus aisément mesurer l’ambiance générale de l’équipe également. Cela permet de mieux répartir la charge de travail.

En effet, en télétravail, personne ne verra si vous croulez sous une pile de dossiers ou si vous avez du mal à vous en sortir avec une tâche en particulier.

Repenser notre rapport au travail

Cette crise de Coronavirus a forcé les entreprises et les employés à repenser leur rapport au travail. Maintenant qu’ils ont goûté au télétravail, les salariés ne voudront sans doute plus se rendre dans un bureau. Du côté des chefs d’entreprise, cela pourrait représenter des économies considérables en termes de locaux et de ressources. De plus, patrons comme employés, personne n’a hâte de se retrouver à nouveau dans les embouteillages ou de se réveiller à l’aube pour arriver à l’heure au bureau. Verrons-nous donc un consensus prendre naissance en faveur du télétravail ?

Télétravail : les bonnes pratiques

Plusieurs solutions technologiques existent déjà et certaines sont indispensables pour le bon fonctionnement du télétravail en entreprise. Tandis que d’autres permettent d’en faciliter la pratique et amènent du confort aux collaborateurs pour une meilleure réussite dans cette nouvelle organisation de travail. Les entreprises peuvent : mettre en place un VPN, donner l’accès à un Webmail, développer une messagerie instantanée, mettre à disposition des outils de communications asynchrones, proﬁter du softphone, s’appuyer sur le travail collaboratif, migrer des logiciels en mode SaaS, ou encore créer des réunions virtuelles avec la webconférence.

Maintenir les liens sociaux avec ses collègues

Néanmoins, outre le fait que des réunions de travail sont plus efficaces quand les personnes concernées sont physiquement présentes, il est également important de maintenir des liens. Cela renforce la convivialité et permet de maintenir des liens sociaux. Cela a toute son importance en ce qui concerne la motivation des employés. Ainsi, même si le travail au bureau n’a jamais remporté tous les suffrages, il serait peu probable que le modèle soit définitivement enterré.

Digitaliser son business – une opportunité à saisir

Enfin, un nouveau mode de travail signifie aussi qu’il y a des opportunités à saisir si vous êtes un fournisseur B2B dans une industrie qui a été lente à s’adapter au marketing numérique. L’adaptabilité est un facteur clé de la résilience. Si vous avez pour habitude de sortir et de rencontrer de nouveaux clients en face-à-face avant de faire des affaires, l’adaptation peut signifier l’ouverture de nouveaux canaux sur le web ou les plates-formes de médias sociaux. Dans les mois à venir, les clients potentiels vont être moins ouverts à l’idée de vous laisser passer la porte et leur serrer la main – et personne n’a vraiment aucune idée de combien de temps cela va durer et si cela conduira à un changement à long terme.

Il n’y a malheureusement pas de solution parfaite (du moins pour le moment), mais pour la cohésion d’équipe et le bien être des salariés, aujourd’hui la moins mauvaise des solutions sera celle issue de longues discussions entre les salariés, leurs représentants et le médecin de travail. Les entreprises ont intérêt à coconstruire avec les collaborateurs.

23 mai 2020/0 Commentaires/par Pongo

Prospection, Stratégie

Traduction de newsletters : atteindre une cible internationale

La traduction de newsletter et emailings est un excellent moyen de toucher encore plus de prospects. De plus, c’est également un moyen de générer plus de trafic, en visant une cible plus internationale.

Traduction de newsletters : pourquoi c’est important ?

Le client est roi, c’est connu. Et quelle meilleure façon de prouver à votre cible qu’elle compte, qu’en traduisant votre contenu pour le rendre plus accessible ? Vos leads auront plus de chances d’être fidélisés si vous les incluez dans l’intégralité de votre stratégie de contenus. Et cela s’étend donc aux newsletters et emailings. En effet, c’est l’entreprise qui doit s’adapter à ses clients potentiels et non l’inverse.

Si vos clients ne comprennent pas ce que vous leur envoyez, vous n’atteindrez pas vos objectifs.

Les newsletters et emailings envoyés dans une langue qui n’est pas comprise par votre cible vous fait perdre en crédibilité. Vous pourriez même vous retrouver avec un certain nombre de désinscriptions. Ainsi, la traduction de newsletters reste un excellent moyen de fidéliser ses prospects. Ne faites pas l’erreur de créer une barrière entre vos prospects et vous. Cette communication inclusive ne peut qu’être bénéfique dans votre stratégie marketing.

Optez pour une traduction multilingue

Toutefois, quand on parle de traduction de newsletters, l’anglais ne suffit plus. En effet, à moins que votre cible soit anglophone, vous devrez vous assurer de traduire votre contenu dans la langue appropriée. Il s’agit là encore d’adapter votre stratégie à votre cible : si celle-ci est hispanophone par exemple, lui envoyer vos emailings et newsletters en anglais n’aura pas le même effet que si vous privilégiez sa langue maternelle. Ainsi, si vous visez plusieurs marchés qui ne parlent pas la même langue, privilégiez une traduction multilingue. Vous démontrerez ainsi l’intérêt que vous portez à vos leads.

Faites appel à de vrais professionnels

Il est certainement tentant d’avoir recours à des traducteurs automatiques gratuits pour faire quelques économies. Mais gardez en tête qu’il n’y a rien de pire que de présenter une mauvaise traduction à des clients potentiels. Au lieu de convertir vos leads, vous risquez plutôt de les faire fuir. En effet, vous perdrez non seulement en crédibilité, mais cela nuira à votre image de marque. N’hésitez donc pas à faire appel à des professionnels, vous en sortirez gagnants.

Démarquez-vous avec une touche culturelle

Apporter une touche culturelle à vos emailings et vos newsletters serait également un avantage considérable ! Allant au-delà de la simple traduction, cela démontrera un intérêt réel de votre entreprise pour sa cible. S’il y a des évènements spéciaux dans l’année qu’il serait nécessaire de marquer, ou peut-être des expressions locales, utilisées sur tel marché, utilisez-les à bon escient. Toutefois, là encore, il serait préférable de faire appel à un spécialiste. Une erreur de traduction serait d’autant plus délicate dans cette situation.

Pensez à localiser vos contenus

Enfin, soignez la localisation de vos contenus. Ainsi, il pourrait être nécessaire de changer la devise, de faire appel à des influenceurs locaux, publier un guide des tailles, partager vos contenus sur les médias les plus utilisés dans le marché cible même si ceux-ci ne sont pas les plus connus par chez vous.

21 février 2020/0 Commentaires/par Pongo

Prospection, Stratégie

PME : 7 leviers pour combler leur retard de transformation numérique

Contrairement aux grands groupes, les PME peinent souvent à trouver leur voie pour enclencher leur transformation numérique. Pourtant, cette étape est inévitable, ne serait-ce que pour des raisons de cybersécurité. Voici donc quelques pistes qui pourraient permettre aux Petites et Moyennes Entreprises de rattraper leur retard.

Suite à ce constat, l’Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG) a publié un cahier technique. Cela, pour donner l’envie, et les moyens, aux PME de se lancer dans un chantier devenu une question de survie. Découvrez donc les 7 leviers qui pourraient leur permettre d’avancer.

1. Bâtir un projet d’entreprise

C’est essentiel car cela touche tous les pans de l’organisation. D’une part, il s’agit du business lui-même : refonte digitale des produits ou services, techniques de commercialisation, modes de production. D’autre part, c’est au niveau des process que la transformation numérique doit être considérée comme un projet d’entreprise.

2.Placer le client au coeur de la stratégie

Quand il fallait revoir l’organisation de leurs processus internes, les entreprises avaient souvent tendance à se concentrer sur elles-mêmes. Désormais, elles doivent évoluer en fonction des demandes des clients et veiller à rester flexibles pour s’adapter aux changements. « Définir la cible en matière d’expérience client c’est : se comparer aux concurrents, évaluer le niveau de satisfaction et intégrer leurs attentes, et changer si besoin le site web ou portail qui constitue la première interface de contact avec le client », assure le cahier technique.

3.Conjuguer efficacité et réactivité pour les principaux processus

Il est important de choisir quelques indicateurs de performance simples et compréhensibles. Aussi, oubliez papier, ressaisies et tableaux intermédiaires au profit de la numérisation des achats et ventes. Pour cela, il est possible d’intégrer automatiquement les factures fournisseurs et les écritures comptables afférentes. Dans la pratique, le système d’information devra être revu, complété ou changé. Par ailleurs, il sera important de garantir la sécurisation de la facture et de l’archivage électroniques.

« En matière de transformation numérique, un décalage existe entre les discours officiels et la réalité du terrain, estime Denis Molho, coprésident de la commission « systèmes d’information » de la DFCG, membre du cercle Turgot et associé chez DME Performance. Alors que certains parlent à longueur de journée de l’avènement de l’intelligence artificielle et du big data, le retard dans les PME est souvent phénoménal : la dématérialisation des factures n’est opérationnelle que dans 50 % des petites structures, le reporting de gestion se fait encore la plupart du temps à coups de feuilles Excel et deux tiers des PME sont à la traîne dans l’automatisation de leurs transactions courantes. »

4.Ne pas oublier d’impliquer les clients et les fournisseurs

Il est impératif de donner satisfaction aux parties prenantes. Pour y arriver, il faut connaître leurs attentes et idéalement, co-construire le projet de transformation numérique avec eux. Il est par exemple possible de mettre en place une connexion EDI pour les commandes ou les factures.

5.Sécuriser le nouveau système

Une transformation numérique peut générer de nouveaux risques. Pour éviter cela, le système doit répondre aux canons de la cybersécurité. Un moyen de sécuriser la facture électronique est par l’authentification d’un tiers de confiance. L’archivage électronique par un dispositif de scellement numérique est également une recommandation des experts.

6.Se faire aider

Une PME doit éviter de rester seule, surtout avec un budget, des ressources et des compétences limités. Pour mener à bien cette transformation numérique, la facture ou l’archivage électronique pourront être sous-traités. Surtout au moment de l’installation des nouveaux progiciels qui nécessitera souvent une assistance maîtrise d’ouvrage.

7.Les PME devraient avoir une vision transverse

Selon le cahier technique du DFCG, « Ce projet pouvant concerner plusieurs domaines métier, la vision transverse est obligatoire ». Le management est donc tenu de s’impliquer dans ce processus de conduite du changement avec l’ensemble des utilisateurs informés. De plus, les sponsors et personnes-clefs doivent être associés aux ateliers de conception afin de valider les solutions et participer aux choix et aux décisions.

22 septembre 2018/0 Commentaires/par Pongo

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