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Depuis la crise sanitaire, pas moins de 5,2 millions de personnes se sont retrouvées en télétravail. Cette situation, qui n’est pas habituelle pour tout le monde, a forcé les entreprises à revoir les codes et à s‘adapter à une toute nouvelle dynamique. Ce nouveau modèle est-il bien parti pour rester ? Le Coronavirus aura-t-il signé la mort du modèle open space ?

 

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Fin du confinement = retour de l’open space ?

Alors que le confinement touche bientôt à sa fin dans un grand nombre de pays, la reprise du boulot est imminente. Certains ont d’ailleurs déjà repris leurs postes, en respectant certaines mesures d’hygiène et de distanciation. Mais qu’en est-il du travail en open space ? Maintenant que plusieurs entreprises ont goûté aux joies du télétravail, l’open space sera-t-il mort et enterré ? En effet, une fois installé dans la routine du télétravail, le retour au « bureau » peut s’avérer quelque peu difficile.

 

La communication en Télétravail Vs Open Space

On pourrait penser que la communication entre les collaborateurs est meilleure en open space, car tout le monde est déjà présent sur le lieu de travail. En télétravail, on parle souvent d’isolement et de solitude. Toutefois, qu’en est-il réellement ? Et si la communication était finalement bien plus efficace à distance ? En effet, il a été prouvé que les collaborateurs se parlent beaucoup moins en open space. D’ailleurs, il y a quelques années plusieurs études ont été réalisées pour mesurer le bien-être des salariés en open space. En 2018, deux professeurs de l’Université de Harvard ont révélé que même en open space, les discussions se font davantage à travers des supports électroniques qu’en face-à-face.

 

Le début de la fin pour l’open space ?

Il faut savoir que le télétravail commençait déjà à prendre de l’ampleur, séduisant les entreprises grâce à ses nombreux atouts. Toutefois, la pandémie a joué un rôle majeur dans l’accélération de ce processus. En effet, face à la crise, les entreprises se sont vues forcées de revoir leur mode de travail. Réduction de coûts, communication plus efficace et flexibilité sont sans doute les arguments majeurs en faveur du travail à distance. Serait-ce donc le début de la fin pour l’open space.

 

Quid de l’isolement des travailleurs ?

Même si le télétravail présente un nombre infini d’avantages, il ne fait pas l’unanimité. En effet, plusieurs experts déplorent le fait que le télétravail favorise l’isolement des collaborateurs. De plus, ce mode de travail pourrait entrainer une diminution drastique du travail collectif, qui sert avant tout à resserrer les liens entre les collaborateurs. Sans oublier le sens d’appartenance qui risque d’en souffrir quand on est en pyjama devant son ordinateur portable. Travailler à domicile réduit dangereusement la barrière entre la vie professionnelle et personnelle. Est-ce que la rentabilité éventuelle de ce mode de travail suffirait donc à abandonner complètement l’open space ?

 

Parce que l’open space n’a pas que des mauvais côtés

Comme on le disait plus haut, le fait de se retrouver dans les mêmes locaux pourrait contribuer à renforcer l’esprit d’équipe. Entre les sessions de brainstorming ou tout simplement la pause-café qui permet d’échanger avec un collègue, le télétravail pourrait donner un sentiment de grande solitude à côté. D’ailleurs, les échanges d’idées, surtout quand on est dans le domaine créatif, se font plus naturellement quand on se trouve dans le même espace physique. Par ailleurs, un autre point fort de l’open space est la possibilité de juger plus facilement si un collaborateur a un souci. En ayant une vision globale, un manager peut plus aisément mesurer l’ambiance générale de l’équipe également. Cela permet de mieux répartir la charge de travail.

En effet, en télétravail, personne ne verra si vous croulez sous une pile de dossiers ou si vous avez du mal à vous en sortir avec une tâche en particulier.

 

Repenser notre rapport au travail

Cette crise de Coronavirus a forcé les entreprises et les employés à repenser leur rapport au travail. Maintenant qu’ils ont goûté au télétravail, les salariés ne voudront sans doute plus se rendre dans un bureau. Du côté des chefs d’entreprise, cela pourrait représenter des économies considérables en termes de locaux et de ressources. De plus, patrons comme employés, personne n’a hâte de se retrouver à nouveau dans les embouteillages ou de se réveiller à l’aube pour arriver à l’heure au bureau. Verrons-nous donc un consensus prendre naissance en faveur du télétravail ?

 

Télétravail : les bonnes pratiques

Plusieurs solutions technologiques existent déjà et certaines sont indispensables pour le bon fonctionnement du télétravail en entreprise. Tandis que d’autres permettent d’en faciliter la pratique et amènent du confort aux collaborateurs pour une meilleure réussite dans cette nouvelle organisation de travail. Les entreprises peuvent : mettre en place un VPN, donner l’accès à un Webmail, développer une messagerie instantanée, mettre à disposition des outils de communications asynchrones, profiter du softphone, s’appuyer sur le travail collaboratif, migrer des logiciels en mode SaaS, ou encore créer des réunions virtuelles avec la webconférence.

 

Maintenir les liens sociaux avec ses collègues

Néanmoins, outre le fait que des réunions de travail sont plus efficaces quand les personnes concernées sont physiquement présentes, il est également important de maintenir des liens. Cela renforce la convivialité et permet de maintenir des liens sociaux. Cela a toute son importance en ce qui concerne la motivation des employés. Ainsi, même si le travail au bureau n’a jamais remporté tous les suffrages, il serait peu probable que le modèle soit définitivement enterré.

Digitaliser son business – une opportunité à saisir

Enfin, un nouveau mode de travail signifie aussi qu’il y a des opportunités à saisir si vous êtes un fournisseur B2B dans une industrie qui a été lente à s’adapter au marketing numérique. L’adaptabilité est un facteur clé de la résilience. Si vous avez pour habitude de sortir et de rencontrer de nouveaux clients en face-à-face avant de faire des affaires, l’adaptation peut signifier l’ouverture de nouveaux canaux sur le web ou les plates-formes de médias sociaux. Dans les mois à venir, les clients potentiels vont être moins ouverts à l’idée de vous laisser passer la porte et leur serrer la main – et personne n’a vraiment aucune idée de combien de temps cela va durer et si cela conduira à un changement à long terme.

Il n’y a malheureusement pas de solution parfaite (du moins pour le moment), mais pour la cohésion d’équipe et le bien être des salariés, aujourd’hui la moins mauvaise des solutions sera celle issue de longues discussions entre les salariés, leurs représentants et le médecin de travail. Les entreprises ont intérêt à coconstruire avec les collaborateurs.

 

Si vous travaillez à distance depuis une décennie (comme nous !) ou si vous démarrez tout juste l’aventure du télétravail, à distance, on vous assure que c’est loin d’être une punition…au contraire ! Lors d’un récent sondage, 77% des répondants ont démontré une productivité plus élevée en télétravail que dans un bureau. Une autre enquête a révélé que 82% des participants se sentent plus heureux lorsqu’ils travaillent à distance. Cependant, le travail à distance ne rime pas avec pantalons de yoga et farniente. Certains défis du télétravail comprennent des sentiments de solitude, d’isolement et de déconnexion.

Qu’est-ce que le télétravail ?

En définition, le travail à distance c’est le fait de « travailler à domicile » (ou ailleurs), contrairement au fait de travailler dans un bureau. Quand on adopte ce mode de travail, cela nécessite une certaine discipline et de la réflexion, à la fois au niveau individuel et au niveau de l’équipe. Vous essayez constamment de vous améliorer en tant que collaborateur et de créer une culture à distance équilibrée au sein de votre équipe.

Développer un contexte commun

Un autre aspect important est que l’équipe développe un contexte commun. Cela signifie simplement que chacun joue selon les mêmes règles, comprend les rituels et les pratiques de l’équipe et sent qu’il opère dans un environnement équitable. Avec une équipe 100 % à distance, il est essentiel de digitaliser tous nos processus et de développer une culture axée sur les résultats.

Le travail à distance n’est pas forcément du travail à domicile

Dans beaucoup d’entreprises, “travail à domicile” est synonyme de bien, pas vraiment de travail. L’une des idées reçues les plus communes sur le télétravail c’est que nous sommes tous assis dans notre pantalon de yoga, à regarder Netflix ou faire le ménage. Cela doit être le premier mythe culturel à dissiper dans toute organisation qui est vraiment, sincèrement disposée à donner une vraie chance au travail à distance.

Le mode nomade numérique ne convient pas à tous

D’abord, il faut savoir que tout le mouvement “nomade numérique” ne représente pas le travail à distance sous tous ses aspects les plus sains et les plus productifs. Bien sûr, tout le monde rêve de voyager à travers le monde avec son ordinateur portable et travailler sur une plage en Espagne, mais pour la grande majorité des travailleurs à distance qui doivent s’aligner sur les fuseaux horaires, les communications d’équipe et avoir des responsabilités personnelles en dehors du travail, cela ne va tout simplement pas fonctionner.

Règles pour le travail à distance

Ainsi, pour pouvoir être un télétravailleur heureux et productif, il y a certaines règles à respecter. Elles vous aideront à maintenir un contexte commun et permettent à l’équipe de travailler ensemble, peu importe où ils se trouvent dans le monde.

1. La Distance

Si même une personne de votre équipe n’est pas dans un bureau, supposons à distance. Cela signifie que vous devez prendre des réunions de votre bureau et assurez-vous de partager tout le contexte de ladite réunion dans un format écrit.

Lorsque toute l’équipe est à distance, c’est un point discutable, mais lorsque vous avez un mélange de personnes travaillant à distance et dans les bureaux, il est important de partager numériquement les mêmes signaux que vous auriez en personne.

2. Un Espace De Bureau Dédié Avec Une Porte

Lorsque vous travaillez à distance à temps plein, il est important de désigner et d’optimiser un espace de travail qui n’est pas votre comptoir de cuisine ou votre canapé.

Avoir un bureau avec une porte offre l’espace mental nécessaire pour se concentrer, comme si vous travailliez dans un environnement de bureau traditionnel.

3. Avoir Les Outils Pour Faire Votre Travail

Chaque équipe doit utiliser un ensemble d’outils numériques définis et chaque individu doit avoir une connexion internet forte. Par exemple, on peut utiliser Slack pour le chat, Trello pour la gestion des projets, Confluence pour la collaboration, Google Docs pour le partage de documents, entre autres. Votre jeu d’outils peut être différent, mais le définir comme une équipe est important pour développer ce contexte commun.

4. Communiquer, Communiquer, Communiquer

Suivez la règle des Sept, qui stipule que les gens ont besoin d’entendre un message sept fois avant de l’intérioriser. Si vous avez l’impression de trop communiquer des informations, vous communiquez probablement suffisamment.

5. Planifier un Face Time

Assurez-vous que votre équipe a la possibilité de se voir et créer des liens en personne. Avoir régulièrement des rencontres hors site est essentiel pour favoriser les relations humaines qui rendent le travail à distance plus efficace et plus fluide. Utilisez tout cet argent que vous économisez en l’espace de bureau coûteux et équipements pour rassembler les gens à l’ancienne.

Êtes-Vous Prêt Pour Le Travail À Distance ?

Un des avantages du travail à distance c’est que vous êtes responsable de votre propre environnement, donc si quelque chose ne fonctionne pas pour vous… vous pouvez le changer ! Il est extrêmement important de développer une forte conscience de soi en tant que travailleur à distance. Certaines personnes sont des créatures sociales et ont besoin d’être dehors pour se sentir bien. Pour ce type de travailleur, cela peut être bénéfique de se joindre à un espace de co-working au lieu de travailler à la maison tous les jours.

Le travail à distance n’a pas à vous faire vous sentir à distance : il peut s’agir d’être hyperconnecté, surtout à une ère de technologie en évolution rapide qui permet de faire facilement le meilleur travail de votre vie sans être au même endroit que vos collègues.

Digital Réunion rappelle que le digital peut être une solution efficace et un formidable levier pour la continuité économique des entreprises. Dans cette optique, l’association des entreprises du numérique réunionnais a élaboré un Guide des Bonnes Pratiques pour aider les entreprises du territoire à mettre en place le télétravail.

Comme l’ont annoncé le Gouvernement et la Ministre des Outre-Mer dimanche soir, en ce temps de pandémie, la Réunion n’est pas épargnée par le Coronavirus / Covid-19 et des mesures drastiques doivent être appliquées immédiatement. En effet, il nous faut tout faire pour freiner la propagation de ce virus, sécuriser les réunionnais et assurer, malgré tout, la continuité de notre activité économique. Contactés par Digital Réunion, les opérateurs télécoms locaux se déclarent confiants et parfaitement prêts à faire face aux circonstances techniques exceptionnelles liées à cette épidémie pour nous permettre de sécuriser nos salariés via l’application en masse du télétravail.

Télétravail : les bonnes pratiques

Plusieurs solutions technologiques existent déjà et certaines sont indispensables pour le bon fonctionnement du télétravail en entreprise. Tandis que d’autres permettent d’en faciliter la pratique et amènent du confort aux collaborateurs pour une meilleure réussite dans cette nouvelle organisation de travail. Les entreprises peuvent : mettre en place un VPN, donner l’accès à un Webmail, développer une messagerie instantanée, mettre à disposition des outils de communications asynchrones, profiter du softphone, s’appuyer sur le travail collaboratif, migrer des logiciels en mode SaaS, ou encore créer des réunions virtuelles avec la webconférence.

Télétravail, la solution de continuité

Digital Réunion a envoyé ce matin à l’ensemble de ses adhérents une série de conseils pour une mise en place efficace du télétravail.

  • Faire évoluer le management de l’entreprise et resserrer les équipes autours des objectifs importants et subdiviser clairement les activités de chacun, nommer des référents, rappeler les coordonnées de tous…
  • L’actualisation du Document Unique d’évaluation des risques prévue à l’article R. 4121-2 du code du travail est nécessaire. Elle permet de prévoir les mesures de prévention et de protection adéquates.
  • Vérifier avec le DSI ou le responsable que les accès aux données sont bons pour chaque personne en télétravail, et que les matériels fonctionnent.
  • Ne pas hésiter à former soi-même les personnels qui seront en travail distant.
  • Ne pas hésiter à appeler son entreprise de service informatique avec laquelle l’entreprise travaille ou de faire appel à un professionnel indépendant
  • Mettre en place des réunions téléphoniques ou en visio pour échanger sur l’avancée de l’activité de l’entreprise. Avoir des plannings de contacts et de comptes rendus…
  • Ne pas laisser isoler les travailleurs distants en leur faisant retour des résultats de l’entreprise,
  • Ne pas « fliquer » les salariés : toutes les études démontrent que la productivité des travailleurs distants est identique et souvent supérieure que celle en poste dans l’entreprise.
  • Faire valoir les atouts de la situation : sécurité sanitaire, économie de transport…

10 outils pour faciliter la productivité

Il existe de nombreux outils qui faciliteront le télétravail des entreprises. Un descriptif de chacun d’entre eux et consultable en ligne sur le site de DIGITAL REUNION : Skype, TeamViewer, WeTransfer, Google Drive, DropBox ou OneDrive, Google docs, Les groupes privés de Facebook, WhatsApp, Slack, Atolia, Trello.

Google n’a pas perdu de temps et a décidé d’aider les entreprises à garder leurs salariés à distance et à éviter les déplacements en proposant un outil pour faciliter les échanges. Grâce à Hangouts Meet, un outil intégré aux offres G Suite et G Suite for Education, il est possible de tenir des conférences ou d’organiser des réunions à distance. Ainsi, jusqu’au 1er juillet prochain, l’outil est proposé gratuitement aux clients de la suite.

De la même manière, Stéphane Colombel, Président de DIGITAL REUNION, association des entreprises du numérique réunionnais, lance un appel aux entreprises du territoire :
« Le guide des bonnes pratiques est un premier pas, et nous vous demanderons de faire les suivants à nos côtés. En effet, en ces temps de confinement forcé, nous, entreprises du numérique devons accompagner et conseiller nos confrères des autres secteurs touchés par la crise dans la mise en place d’outils numériques collaboratifs. Comme l’a annoncé notre Secrétaire d’Etat au Numérique, Cédric O, si vous, entreprise du numérique, disposez d’outils numériques qui peuvent faciliter le travail collaboratif à distance de vos clients et des autres entreprises, merci de vous faire connaître et de mettre à disposition vos outils au plus grand nombre. »

L’intégralité du guide est consultable en ligne sur le site de DIGITAL REUNION.