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Service client : comment bien gérer les demandes de vos clients

Service client : comment bien gérer les demandes de vos clients

Le service client est un aspect à ne pas négliger dans votre entreprise. En effet, c’est souvent ce qui donnera une image positive ou négative de votre business, que vous soyez une PME, TPE, start-up ou autre. On l’entend souvent, le client est roi. Mais au-delà de ça, c’est surtout le client qui fera la réputation de votre entreprise, que ce soit par le bouche-à-oreille, ou tout simplement en revenant vers vous. Il est donc crucial de savoir gérer son service client.

 

Règle No.1 du service client : la réactivité

Gérer un client mécontent, impatient, qui a du mal à saisir le fonctionnement de vos services… c’est tout un art. La règle numéro un, c’est la réactivité. Depuis la nuit des temps, mais encore plus aujourd’hui à l’heure du numérique, le client s’attend à une réponse rapide. Tout en restant patient et professionnel, vous devez vous assurer d’apporter une réponse, à défaut d’une solution immédiate. Rassurez-le que sa demande a bien été prise en considération et n’hésitez pas à l’informer que vous aurez besoin d’un peu de temps pour lui apporter la solution adéquate. Un client fera preuve de plus de patience s’il a été informé au préalable.

 

Ne jamais perdre patience face au client

Restez calme en toute situation. C’est probablement l’aspect le plus laborieux, mais ce n’est pas impossible. Cela fait partie du métier, vous ferez inévitablement face à de multiples demandes ou des clients en colère. Comment faire alors pour garder son calme et rester professionnel ? Une des astuces que vous pouvez utiliser, c’est de laisser le temps au client de faire passer ses émotions. De votre côté, restez détaché, respirez et répondez de la façon la plus polie, calme et cordiale possible. Cela amènera le client à changer de ton immédiatement. En gros, ne jamais répondre à la colère par la colère.

 

Restez honnête envers vos clients

La dernière chose à faire c’est de mentir au client pour essayer de le fidéliser. Ne promettez pas des rabais que vous n’êtes pas en mesure de faire ou ne lui donnez pas des délais impossibles à respecter. Il s’en rendra bien compte et vous perdrez aussitôt un client. Restez honnête en toute circonstance et admettez la situation telle qu’elle est. La franchise et la transparence seront bien plus appréciées des prospects. Par exemple, il se peut qu’un client recherche une certaine fonctionnalité qui n’est pas présente dans vos produits. La meilleure chose à faire c’est de lui dire « nous n’avons pas cette fonction pour le moment car nous n’avons pas encore suffisamment de demandes, mais cela pourrait changer plus tard. »

 

Quelques exemples de réponses rassurantes

Pour finir, il y a bien entendu des réponses qui sont plus rassurantes que d’autres. Pour bien gérer son service client, il est important de savoir formuler ces dernières. Comme il n’est pas toujours facile de dire non à son client, il faut savoir le rassurer. Ainsi, pour ne pas le faire fuir, il y a des réponses que vous pouvez lui apporter. Par exemple, si votre produit est en phase d’amélioration, informez-le qu’il y aura une nouvelle version bientôt et que vous l’avertirez par mail dès qu’elle est prête. Aussi, il ne faut pas hésiter à l’admettre quand il y a un souci technique concernant vos services/produits. Il suffit de dire « nos techniciens travaillent actuellement à le réparer le plus vite possible. Merci pour votre patience et compréhension. » En connaissez-vous d’autres ? Dites-le nous en commentaires.